第112章 ERP系统的引入

    第112章 erp系统的引入

    办公室里的阳光还照着苏晚晴手中那份文件的边缘。

    林远舟收回望着窗外的目光，重新看向她：“省里那个政策研究室的朋友，叫啥名字？”

    “周明远。”苏晚晴说，“我们在上海国企共事过两年，他后来调到省里的。”

    “他愿意给我们透露消息，说明什么？”

    “说明裕盛在省里的名声已经起来了。”苏晚晴把文件往前推了推，“还有一个事情——他说，如果私营企业真能拿到外贸经营权，裕盛会是第一批获批的企业之一。因为赵国栋之前在局里给你做的推荐材料，已经在省里备案了。”

    林远舟的手指轻轻敲着桌面。

    这个信息来得比记忆中早。

    前世，私营企业拿到外贸经营权是1998年底的事，但现在是1998年4月，如果省里真的提前到今年十月左右放开，那留给裕盛的准备时间就只有半年。

    “他要什么回报？”林远舟问。

    “没明确说。”苏晚晴说，“但我感觉，他是想跟我们这边建立长期关系。”

    “那你跟他保持联系。适当的时候，可以请他来汕头看看公司的运作。”

    苏晚晴点了点头，然后站起来：“行，那我先去忙了。今天家居用品事业部要出下个月的生产排期表。”

    她走到门口，又回头看了林远舟一眼：“对了，新办公室那边，我让人装了电话线和传真机，但我觉得——还是不够。”

    “什么意思？”

    “我们现在两个办公室，一个在六楼，一个在七楼。文件传递靠人步行上下楼，消息沟通靠电话或者人传人。”苏晚晴说，“八十个人的公司，管理流程还是作坊式的。万一某张订单的修改意见在传递过程中漏了，后果就是整批货做错。”

    林远舟沉默了几秒。

    他忽然意识到一个问题：前世2024年的跨境电商公司，几百个人的团队，靠一套erp系统就能把采购、销售、库存、财务全部串起来，信息流转效率是以秒计的。但现在是1998年，电脑还是286、386的配置，网络还是拨号上网，erp系统这个在2024年听起来像古董一样的东西，对90年代末的中国外贸公司来说，简直就是天方夜谭。

    但林远舟知道它的价值。

    他太知道了。

    “你说得对。”林远舟站起来，“目前的流程，迟早要出问题。”

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    第二天一早，林远舟去了汕头市中心的电脑城。

    1998年的汕头电脑城，和他在另一个时空的记忆里差不多——昏暗的灯光、拥挤的柜台、堆满显示器的墙角，以及那些穿着花衬衫、嘴里叼着烟的个体户老板。

    他逛了三个柜台，问的都是同一个问题：“有没有做企业管理系统的？”

    前两个柜台的老板听了之后，直接摇头：“没听说过。”

    第三个柜台的老板年纪大一些，戴着眼镜，看起来像是读过几年书。他想了想，说：“你讲的是不是那个rp？”

    林远舟愣了一下，随即想起来——在erp这个概念普及之前，90年代企业用的还是rp（物料需求计划）系统。

    “对，差不多那个意思。”林远舟说，“你们这里有没有？”

    “倒是有几张盘。”老板蹲下来，从一个纸箱里翻出几张软盘，“台湾那边带过来的，叫‘天心erp’——不过我用过，不太行，功能很简陋，而且全是繁体字。”

    林远舟接过软盘看了看。

    天心erp。他隐约记得这个品牌，90年代末在大陆确实有过一阵，但因为功能太弱、本土化不足，很快就被用友、金蝶的系统取代了。

    “还有别的吗？”

    “没了。”老板摊了摊手，“大陆这边做这行的本来就少，汕头就更不用说了。你要是真想找，建议你去深圳或者广州看看。”

    林远舟把软盘还给他，道了声谢，转身离开。

    他站在电脑城门口，看着路边来来往往的自行车和摩托车，脑子里飞速转着。

    90年代末的erp市场，确实是一片荒芜。用友成立于1988年，但主要做财务软件；金蝶1993年成立，也还没涉足erp；真正意义上的国产erp，要到2000年以后才陆续出现。

    如果他现在想上系统，只有两条路：

    第一，买一套台湾或者香港的成品erp软件，然后找本地人做二次开发，适配裕盛的业务流程。

    第二，自己招人从头开发。

    林远舟想了想，选了第一条。

    不是因为他不想自己做，而是因为时间太紧。如果省里真的在十月放开外贸经营权，裕盛必须在半年内完成流程标准化，否则根本接不住那波政策红利。

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    回到办公室，林远舟把苏晚晴叫了过来。

    “我上午去了一趟电脑城。”

    苏晚晴有些意外：“你还会逛电脑城？”

    “我去找企业管理系统。”林远舟说，“就是电脑上用的那种，可以管理采购、销售、库存、财务的系统。”

    “你找到没有？”

    “没有。”林远舟说，“汕头的市场太小，根本买不到合适的。”

    苏晚晴皱了皱眉：“那怎么办？”

    “我在想两个方案。”林远舟说，“第一，去香港找一套成品系统，搬回来改一改，直接上线。第二，在广州找一个有开发能力的软件公司，按我们的需求做一套。”

    “你倾向于哪个？”

    “第一个。”林远舟说，“成品系统的逻辑是经过市场验证的，我们只需要做本土化调整，不需要从零开始试错。”

    苏晚晴想了想，问了一个非常实际的问题：“多少钱？”

    “不好说。”林远舟说，“一套像样的成品erp，加上二次开发和服务器采购，保守估计，最少五十万。”

    办公室安静了几秒。

    五十万，对1998年的裕盛来说，不是一笔小数目。去年公司利润算下来大概三百万出头，但这个钱要留一部分做周转金、一部分做下季度的采购预付款、一部分应付东南亚那边的渠道铺设——一下子拿出五十万来买一套不知道好不好用的系统，确实需要掂量。

    “我能问一句吗？”苏晚晴说。

    “你问。”

    “你为什么觉得这个东西这么重要？”

    林远舟看着她，很认真地说：“因为一家公司做到八十个人的时候，光靠人的脑子已经记不住了。业务员记的单，跟仓库记的货对不上；财务记的账，跟采购记的购价对不上。这些对不上的东西，每一个都是一颗雷。”

    “上系统，就是把所有人的脑子，统一成同一个脑子。所有的数据，只有一份。谁改了，改了啥，什么时候改的，全都查得到。”

    苏晚晴沉默了一会儿。

    然后她点了点头：“我支持你。”

    “好。”林远舟说，“那这件事交给你来做。”

    苏晚晴一愣：“交给我？”

    “你对公司业务最熟，而且懂财务、懂流程。”林远舟说，“选型、谈判、实施，全程由你负责。”

    “你就不怕我把事情搞砸？”

    “你不会的。”林远舟说。

    他说得很轻，但很坚定。

    苏晚晴看着他的眼睛，没有说多余的话，只说了四个字：“我什么时候出发？”

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    四月二十号，苏晚晴飞了一趟香港。

    她在香港待了五天，跑了四家软件公司。第一家是做会计软件的，他们的系统只支持财务管理，其他模块没有；第二家是做进销存的，功能比较基础，而且不支持多用户同时操作；第三家做了一套完整的erp系统，功能很全，但报价九十万港币，而且只卖许可，不包实施。

    苏晚晴在酒店里跟林远舟打了一通长途电话。

    “九十万太贵了，而且还不包后续服务。万一系统出故障，我们自己搞不定。”苏晚晴说。

    “那第四家呢？”

    “第四家叫‘讯通科技’，做的是中小型企业erp。老板叫何志强，四十多岁，以前在ib香港分公司做过系统工程师。他公司的系统功能没有那家九十万的全，但核心模块都有——采购、销售、库存、财务、跟单。报价是三十五万港币，包含一套服务器、十个客户端许可、三个月实施服务。”

    “能用粤语沟通吗？”

    “可以，他是潮汕人，十多年前去的香港。”

    林远舟在电话那头沉默了片刻：“你感觉怎么样？”

    “我感觉他家东西虽然不如大品牌全，但够我们用。”苏晚晴说，“而且他这个人比较实诚，没有吹牛，直接跟我说哪些功能现在做不了，哪些需要二次开发。”

    “那就他了。”林远舟说，“砍到三十万。”

    苏晚晴笑了一声：“你当我是菜市场买菜？”

    “你不试试怎么知道？”

    苏晚晴确实去试了。

    她在讯通科技的小会议室里跟何志强谈了两个小时。从功能模块到后续维护，从二次开发到培训方案，问题问得密密麻麻。何志强一开始还坐得住，到后来额头开始冒汗。

    “苏小姐，你之前干过这行？”

    “没有，我是做外贸的。”

    “那你这些专业问题是——”

    “我临时学的。”

    何志强：“……”

    最后，他以三十二万港币的价格成交，包含一套服务器、十二个客户端许可、四个月实施服务，外加三次上门培训。

    苏晚晴在合同上签了字，然后看着何志强补了一句：“何老板，我丑话说在前头——系统上线之后，如果出了大问题，你们的人要在四十八小时内到汕头。晚一天，扣百分之十的尾款。”

    何志强签字的笔顿了顿，最终还是在合同上写下了同意条款。

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    五月初，讯通科技的服务器和工程师到了汕头。

    上系统这件事，比林远舟想象的复杂得多。

    首先，要整理数据。裕盛过去四年所有的客户资料、订单记录、供应商信息、库存数据、财务流水，全部要录入到系统里。这个工作量有多大呢？单是客户资料这一项，就有三百多家客户——a类、b类、c类，每家客户的联系人、电话、传真、地址、信用额度、历史订单明细，全部要一条一条输进去。

    苏晚晴从家居用品事业部抽调了五个年轻人，加上她自己，组成了一个六人的“数据录入小组”。白天正常上班，晚上加班录入数据。连续干了一个星期，每天晚上十一点才收工。

    林远舟有一天下班之后去六楼看了一眼——苏晚晴坐在一台电脑前面，面前的桌子上摊着一摞摞的订单，手边是一杯已经凉透的茶。

    “还没走？”

    “还有六十多条历史记录没录完。”苏晚晴头也不抬，“你先走，别耽误我。”

    林远舟没有走。他拉了一把椅子，坐在苏晚晴对面，拿起一摞订单，开始帮她核对手写数据跟屏幕上的数字是否一致。

    苏晚晴看了他一眼，没说话，继续低头干活。

    那一晚，两个人一直干到凌晨一点。

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    五月十五号，系统完成了数据初始化。

    五月十六号，何志强亲自带队，给裕盛的管理层做了第一场培训课。

    培训室里坐满了人——三个事业部的负责人、财务部的人、跟单组的人、仓库管理员。何志强站在一块白板前面，拿着一根白板笔，一步一步地演示操作流程：创建新客户、录入报价单、生成订单、关联采购单、更新库存状态、生成发票。

    演示到“订单处理”的模块时，全场安静了下来。

    何志强在一个模拟操作里，输入了一个标准的家居用品订单——产品编号、数量、交期、包装要求、运输方式、付款条件。系统自动关联了库存数据，显示当前该产品的库存在哪个仓库、有多少、够不够；同时自动生成了一个采购建议，建议从哪个供应商补货，补多少，预估什么时候到货。

    整个过程，不到两分钟。

    台下有一个跟单员举手：“这个流程以前我们要做多久？”

    苏晚晴回答了这个问题：“至少半天。”

    全场一阵低低的惊呼。

    苏晚晴接着说：“包括查库存、打电话问仓库有没有货、手动写采购申请单、找主管签字、再传给采购部。如果中间哪个环节出了错，比如库存数据是昨天的，实际今天已经出货了，那就要重新来一遍。”

    “现在呢？”何志强指着屏幕，“两分钟。”

    培训室里安静了几秒，然后有人开始鼓掌。

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    六月三号，系统正式上线。

    上线第一天，问题就来了。

    第一个问题：有些老业务员不会打字。汕头这边的外贸公司，很多业务员是靠手写和电话沟通吃饭的，根本没用过电脑。业务二部有个叫陈建国的业务员，干了七年外贸，业绩不错，但他连键盘上的字母都认不全。

    苏晚晴没有骂人。她从财务部借了一本五笔字根表，复印了十份，每个不会打字的业务员发一份，每天下班前抽一小时，让大家在电脑上练习打字。

    “我不想打字。”陈建国嘟囔。

    “那你就别做业务员了。”苏晚晴说，“公司以后所有的订单数据都在系统里，你不录入，这个订单就卡在流程里走不下去。最后完成不了业绩，年底考核不过，谁的责任？”

    陈建国闭嘴了，老老实实开始背字根表。

    第二个问题：跟单员和仓库之间，对“库存”的定义不一致。以前仓库的库存记录是用手写账本记的，跟单员手里的数据是另一套。两套数据对不上是常态。系统上线之后，要求仓库的每一笔入库、出库、退货都必须实时录入系统。

    仓库的管理员是个五十多岁的老张，以前是仓库的搬运工，被提拔上来做了管理员。他在培训课上听得云里雾里，第一天上系统，直接把一批货的数字录错了——五十箱录成了五箱。

    结果销售部那边看到这个数据，以为库存不够，赶紧补了一批采购单。采购单下到工厂，工厂连夜赶了一百箱货出来。等货运到仓库，老张才发现自己录错了。

    林远舟没有扣老张的工资，但做了一件事情：

    他让苏晚晴把仓库的数据录入权限收回来，改为由仓库提交纸质出入库单，由跟单组统一录入系统。老张只负责盘点实物，确认纸质单跟实物一致。

    “这不是偷懒，是制度。”林远舟在部门会议上说，“系统是工具，不是万能药。工具需要配合规则来用，规则没定好，工具越高级，出错越快。”

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    一个月之后，系统初步稳定。

    苏晚晴做了一个对比测试：

    选取裕盛最近三个月里最典型的一百个订单，按时间顺序，抽取前五十个订单（系统上线前处理的订单）和后五十个订单（系统上线后处理的订单），统计从客户下单到订单完成出库的总处理时间。

    结果出来了——前五十个订单，平均处理时间：七十二小时；后五十个订单，平均处理时间：三十七小时。

    缩短了将近一半。

    当苏晚晴把这份数据贴在公告栏的时候，整个公司沸腾了。

    以前三天才能走完的流程，现在一天半就走完了。客户问单的时候，业务员不用再打电话去仓库问“货出来没有”，只需要在系统里查一下状态，就能直接回复客户。

    “这个系统让我们的效率翻倍了。”李牧看完数据之后，走到林远舟办公室，说了一句让林远舟意外的话：“什么时候给纺织品事业部也配一台电脑？”

    “你不是一直反对花钱买系统吗？”

    “那是我没看到效果。”李牧笑着说，“现在看到了，我要求给我的人也配一套。”

    林远舟靠在椅背上，看着窗外。

    六月的汕头，阳光正好。

    他忽然想到一个数字——前世某个电商研究机构的数据显示，企业在没有上erp之前的人均效率大概是某个基准值，上erp之后人均效率可以提升到基准值的17倍。而现在，这个比例好像开始在裕盛身上应验了。

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    六月底，苏晚晴最后一次跟何志强通电话，确认尾款支付。

    “苏小姐，你们是我在大陆的第一个客户。”何志强说，“如果后续有其他汕头公司来找我，我能用裕盛做案例吗？”

    苏晚晴想了想：“可以，但需要先给我们看你们写的案例稿件。”

    “没问题。”

    挂电话之后，苏晚晴回到办公室，看到林远舟正站在那张东南亚地图前面，手里拿着笔，在地图上的某个位置画了一个圈。

    “你在画什么？”

    “印尼。”林远舟说，“秋生那边的反馈是，印尼的市场比我们想象中大。如果十月外贸经营权放开了，我们得有一个完整的供应体系撑住那边的需求。”

    “所以呢？”

    “所以——”林远舟转过身，“这个系统，不只是用来管现有业务的。”

    苏晚晴等着他说下去。

    “它还能告诉我们——哪些客户最赚钱，哪些产品利润最高，哪些供应商最稳定，哪些仓库周转最快。”林远舟说，“这些数据，以前靠人猜，现在靠系统算。”

    苏晚晴看着他，忽然觉得这个男人的思维方式，和她在国企见过的所有人都不一样。

    不是因为他聪明，而是因为他看问题的方式，总是比别人多一个层级。

    别人看到的是“怎么把一件事做得更快”；他看到的是“怎么把十件事串成一个体系”。

    “那你下一步打算怎么用这个系统？”苏晚晴问。

    林远舟没有直接回答。

    他走到办公桌前面，打开电脑，屏幕上显示的是讯通erp系统的主界面。他用鼠标点开了一个功能模块，上面写着四个字：

    “客户预测”。

    “这个模块现在还只是个框架，何志强说功能还没开发完。”林远舟说，“但我有一个想法——”

    他看向苏晚晴，眼神里有一种熟悉的自信。

    “能不能在这个系统的基础上，加一个自动算客户报价的功能？根据历史订单数据、原材料价格、汇率波动，自动生成一个建议报价，业务员只需要做微调。”

    苏晚晴愣了一下，然后笑了。

    “你这个人，真的是——”她摇了摇头，“erp还没完全跑顺，已经想着怎么上第二个东西了。”

    “这叫迭代。”林远舟说，“互联网时代，慢一步就输了。”

    苏晚晴看着他那副自信的样子，忽然想到了什么。

    “远舟，我有个问题想问你。”

    “你问。”

    “你这些想法，到底是哪里来的？”

    林远舟沉默了一瞬。

    办公室里的风扇悠悠地转着，窗外偶尔传来远处工厂的机器声。阳光拉长了两个人的影子，交叠在地板上。

    “梦里来的。”林远舟说。

    苏晚晴没有追问。

    她只是安静地看着他，然后轻轻笑了一下。

    “行，那我相信你那个梦。”