第33章 客户管理系统落地

    第二天早上七点半，林远舟到办公室的时候，发现门已经开了。

    苏晚晴坐在电脑前，桌上放着一杯豆浆和半根油条，屏幕上是昨晚她做的那份客户清单，但已经比昨天下午看到的版本多了几列。

    “这么早？”林远舟把包放下。

    “习惯了。”苏晚晴头也没抬，“上海外贸公司八点上班，我一般七点就到，先看一遍前一天的传真和邮件。”

    林远舟看了一眼她的屏幕，发现新增的几列分别是：客户来源、首次接触日期、最近一次沟通日期、沟通频次、信用评级。

    “信用评级是什么？”他指着那一列问。

    “我给每个客户打了一个分。”苏晚晴说，“a+是按时付款、订单稳定，a是有潜力但订单量不大，b是询价多成交少，c是只问价不下单。这样以后你分配精力的时候，一眼就知道该优先跟谁。”

    林远舟站在她身后看了一会儿，心里暗暗吃惊。

    这些分类方法，他前世花了整整一年才在团队里推广开。而苏晚晴来汕头的第二天，就已经自己把框架搭好了。

    “你这个信用评级的标准怎么定的？”他问。

    “根据两方面的信息。”苏晚晴转身，从桌上抽出一张纸，“第一，是你那四个已成交客户的付款记录——约翰的超市那边每次都按时付款，我给了a+；香港中间商有一次迟了三天付款，我给了a；另外两个小客户订单不大，但付款稳定，也是a。”

    她把那张纸递过来：“第二，是根据询盘记录推测的。那些只问过一次价就消失的，我标了c；问过两次以上但没成交的，标了b。”

    林远舟接过纸，看到上面工工整整地列着三十五个客户的信用评分，每个分数后面都附了一行备注。

    “这些你昨晚做的？”

    “做到十二点。”苏晚晴咬了一口油条，“反正也睡不着，就顺手做了。”

    林远舟没说话。他把那张纸看了两遍，然后放到自己的桌子上。

    “今天上午我教你用excel做一套完整的客户管理系统。”他说，“现在我用的这个太粗糙了，只有客户名录和联系方式。我要把它做成一个可以查询、筛选、统计的系统。”

    苏晚晴抬起头，眼睛亮了一下：“怎么做？”

    林远舟走到电脑前，让苏晚晴让开位置，然后打开了excel。

    他没有用鼠标，直接敲键盘调出一个空白工作表。

    “我们这样建。”他说，“第一行是表头，一个客户一行数据。列的定义是：客户编号、公司名称、联系人、职位、电话、传真、地址、国别、客户来源、首次接触日期、最近一次沟通日期、沟通频次、意向产品、报价层级、报价金额、成交金额、历史订单数量、信用评级、备注。一共十九列。”

    他说完，手指在键盘上飞快地敲起来，一行行表头出现在屏幕上。

    苏晚晴凑过来看，一边看一边点头。

    “后面这些数据怎么录入？”她问。

    “你把所有名片、询价单、报价单翻出来，一条一条填进去。”林远舟一边敲一边说，“现在已经成交的四个客户，数据必须完整。其他还在跟进的客户，能填多少填多少，没数据的留空。”

    “全部填完要多长时间？”

    “三十五个客户，按一个客户填十分钟算，六个小时左右。”林远舟停下手中的动作，转头看她，“你今天能做完吗？”

    苏晚晴看了一眼墙上的钟，七点四十五分。

    “今天下班前给你。”她果断地说。

    林远舟把excel的列设置完，又加了一道公式——自动计算客户从首次接触到最近一次沟通的天数间隔。然后他保存了文件，把座位让回给苏晚晴。

    “文件名叫‘裕盛客户管理系统v10’，存在c盘，每天备份到这张软盘上。”他从抽屉里掏出一张35英寸软盘递给苏晚晴。

    苏晚晴接过软盘，看了一眼标签，上面写着“裕盛客户数据备份——1995年3月”。

    “你之前没有做过备份？”她问。

    “没有。”林远舟老实承认，“数据少，记在脑子里就行。但是现在客户多起来了，靠脑子不够。”

    苏晚晴没再说什么，把软盘插进驱动器，开始录入数据。

    上午九点半，张秋生到办公室的时候，看到苏晚晴正趴在桌上翻名片，手边堆了厚厚一叠报价单和询价传真。

    “这是在干嘛？”他好奇地凑过来。

    “建客户档案。”苏晚晴头也没抬。

    张秋生看了一眼屏幕上密密麻麻的表格，挠了挠头：“这得弄到什么时候？”

    “中午之前能做完第一轮。”苏晚晴说，“秋生，你今天去工厂的时候，帮我把这几家工厂的产能数据记下来——每月最高产能、最小起订量、常用的交期、质量抽检合格率。回来填到系统里。”

    张秋生愣了一下：“这个也要填进电脑？”

    “对。”苏晚晴说，“以后你不需要打电话问工厂，直接打开电脑就能看到每个工厂的排单情况。”

    张秋生看了一眼林远舟，林远舟点了点头。

    “行。”张秋生从桌上拿起一个空白的笔记本，“我记下来。”

    他转身出门前，苏晚晴又叫住了他：“对了，你顺便问一下那几家工厂，他们有没有传真机。有的话把号码记下来，以后发订单不用跑腿。”

    张秋生点了点头，推门出去了。

    办公室里又安静下来，只有键盘的敲击声和翻纸的声音。

    林远舟坐在自己的办公桌前，翻看华丰那边寄来的新样品单。但他时不时会抬头看一眼苏晚晴——她的动作很快，每翻开一张名片或询价单，目光扫几秒钟，然后就噼里啪啦地在键盘上打字，偶尔停下来翻一下手边的中英文辞典确认拼写。

    十一点四十分，苏晚晴伸直了腰，靠在椅背上，长长地呼了一口气。

    “第一轮三十五家客户的资料录完了。”她说，“现在可以开始做第二轮——把历史订单数据填进去。”

    “先吃饭。”林远舟站起来，“楼下有家肠粉店，味道不错。”

    苏晚晴看了一眼屏幕上的时间，犹豫了一下：“再给我半小时，我把约翰的那几个订单录完。”

    “吃完饭再做。”林远舟的语气不容商量，“你昨晚弄到十二点，早上七点又来了。身体要紧。”

    苏晚晴看了他一眼，没再坚持，关掉了excel文件，把软盘从驱动器里拿出来小心地放回盒子里。

    楼下肠粉店的老板看到林远舟带了新人来，热情地多给了一份豆浆。

    “女朋友啊？”老板笑着问。

    “同事。”林远舟说。

    苏晚晴低头吃肠粉，没有接话。

    三个人吃完午饭回到办公室，已经快一点了。

    苏晚晴继续坐在电脑前录入数据，林远舟在旁边整理华丰的报价单，张秋生坐在自己的工位上，翻开那本外贸英语手册，笨拙地背着单词。

    下午两点十五分，电话响了。

    林远舟接起电话：“你好，裕盛贸易。”

    “林先生，我是约翰。”电话那头传来一个略带口音的中文声音，“上个月那批货到了，质量很好，超市那边很满意。我想再下一单。”

    林远舟精神一振：“约翰先生，很高兴听到这个消息。您需要什么产品？”

    “还是上次那批地垫，但颜色要加两种——深蓝色和暗红色。数量翻倍，二十万片。你能不能一周内给我报价？”

    林远舟心里飞快地算了一下——二十万片，按上次的单价算，大概是六十万美元的订单。

    “可以。”他说，“我明天之前把报价单传真给你。”

    “好。”约翰说，“另外，我上次问的浴室防滑垫，你有样品吗？”

    “有。我明天连报价单一起传真给你。”

    挂了电话，林远舟转向苏晚晴：“约翰要追加订单，二十万片地垫，加两种新颜色。你帮我查一下上次的成交价和付款条件。”

    苏晚晴点了点头，没有去翻文件，而是直接打开excel客户管理系统，在搜索栏里输入了“john”几个字母。

    屏幕上立刻跳出了约翰的完整档案——公司名称、联系人、电话、成交历史、报价记录、付款条件、信用评级。

    “上次成交价是每片32美元，fob汕头，30预付款，70见提单副本付款。”苏晚晴一边看一边念，“一共成交过三次，总计金额一百八十万美元。信用评级a+。”

    她停顿了一下，又补充道：“上次报价单的详细内容我也录进去了，包括产品规格、包装方式、交货期。你要不要看一眼？”

    林远舟走到她身后，看到屏幕上确实整整齐齐地列着三次订单的详细信息——订单日期、产品名称、数量、单价、总金额、付款方式、交货时间、工厂、质检结果。

    “你连质检结果都录进去了？”林远舟有些惊讶。

    “秋生早上出门前给我的。”苏晚晴指着备注栏里的一行小字，“他说第一批货的抽检合格率是985，第二批是992，第三批是991。我顺手录进去了。”

    林远舟盯着屏幕看了几秒钟，心里涌起一种奇妙的感觉。

    这个他花了一个月才整理出来的客户信息，苏晚晴用一个上午就全部录进了系统，而且还补充了他没来得及记录的细节。

    “你再查一下华丰那边地垫的成本价。”他说。

    苏晚晴在另一个工作表里找到了工厂信息：“华丰的fob成本价是每片21美元，上次我们加了11美元的利润，报32美元。”

    “这次数量翻倍，能不能压一下成本？”林远舟问。

    苏晚晴想了想，在旁边的草稿纸上算了几笔：“数量翻倍的话，华丰的模具分摊成本会降低。如果按二十万片下单，我可以先打电话问一下华丰能不能降到2美元以下。”

    “好，你打。”

    苏晚晴拿起电话，拨了华丰工厂的号码。

    电话接通后，她用汕头话和对方说了几句，然后挂了电话。

    “华丰的老板说可以降到195美元，但预付款要提高到40。”她说，“他要覆盖原材料采购成本。”

    林远舟在心里默算了一下——195美元的成本，如果报32美元，利润空间更大。但他想了想，还是决定维持原价。

    “报价不变，还是32美元。”他说，“但这次可以给约翰一个额外优惠——如果他在三十天内付款，我们给他2的折扣。”

    苏晚晴在笔记本上记下来：“这个我在报价单里备注上去。”

    她打开一个新文档，飞快地打出了约翰的报价单。抬头、产品名称、规格、数量、单价、总金额、付款条件、交货期、有效期——每一项都清晰完整。

    “打印出来我签字。”林远舟说。

    苏晚晴点了打印，办公室角落那台针式打印机发出吱吱嘎嘎的声音，一张报价单缓缓吐出来。

    林远舟接过来看了一遍，签了字，然后把报价单递给苏晚晴：“传真给约翰。”

    苏晚晴拿起报价单走到传真机前，拨了约翰留下的传真号码，把纸放进去。

    传真机发出一阵嗡鸣声，报价单被吞了进去。

    “明天他收到传真，应该就会确认订单。”林远舟说。

    苏晚晴回到电脑前，在客户管理系统里找到了约翰的记录，在备注栏里打了一行字：“1995年3月14日，约翰来电要求追加订单二十万片地垫，加两种新颜色。报价已发，待确认。”

    然后她看了一眼墙上的钟——两点三十三分。

    从接到电话到传真发出，用了不到二十分钟。

    “怎么样，这个系统好用吗？”林远舟问。

    苏晚晴抬起头，嘴角微微翘起：“比上海外贸公司那套dos系统好用一百倍。”

    她说到这里，又补了一句：“不过你的excel表格排版还得优化——表头字体太小，打印出来的话看不清。”

    林远舟愣了一下，然后笑了：“好，你来优化。”

    苏晚晴没客气，直接打开excel，开始调整字体大小、列宽、边框线。她一边调一边说：

    “我觉得还可以再加一个功能——给每个客户生成一个独立的联系人卡片，打印出来装订成册。电脑万一坏了，还有纸质版可以应急。”

    “好主意。”林远舟说，“你就是这个系统的管理员了。”

    苏晚晴没有回答，继续专注地调整表格。

    窗外的阳光透过玻璃窗照进来，在她的侧脸上投下一层淡淡的光。

    下午三点，电话又响了。

    这次是一个新加坡的老客户，之前广交会上见过一面，回去后寄过一次样品，后来就没有下文了。

    “林先生，我是新加坡的陈志强，上次在广交会上看过你们的浴室用品样品。”电话那头的声音很客气，“我想问一下，那个防滑垫的价格还能再低吗？”

    林远舟正想回答，苏晚晴已经在旁边小声地说：“新加坡陈志强，b级客户，上次报价是45美元每片，没有成交记录。三周前我们寄过样品。”

    林远舟心里一惊——连这种只见过一次面的客户，苏晚晴都记住了。

    “陈先生，我们的报价已经是同行最低了。”林远舟说，“不过如果您第一次订单量达到一万片以上，我可以给您一个特别折扣。”

    “一万片太多了，我先要五千片试试。”

    “那按原价45美元。”

    “好。”对方犹豫了一下，“我先下五千片的单，如果质量好，下次再加量。”

    挂了电话，林远舟看向苏晚晴：“这个客户录入系统的时候，把他的采购偏好标一下——价格敏感型，初次交易，后续跟进要主动点。”

    苏晚晴点了点头，在电脑上敲了几行字。

    林远舟站在窗前，看着楼下的金砂路，心里盘算着这两个新订单的总金额——约翰的六十万美元，加上新加坡客户的二万多美元，又是一个开门红。

    但让他最高兴的不是订单，而是苏晚晴建起来的这套系统。

    在90年代，所有的外贸公司都在用名片盒和手写笔记本记录客户信息。一个客户问价，业务员要翻半天名片，在发黄的笔记本里找上次的沟通记录。时间一长，信息就散了、乱了、丢了。

    而苏晚晴用一台386电脑和一个excel表格，就把所有客户信息整整齐齐地管了起来。

    这份效率，在这个时代就是碾压级的优势。

    他转过身，看到苏晚晴还在调整excel表格的格式，张秋生坐在旁边笨拙地抄写着工厂数据，准备晚饭前交给苏晚晴录入系统。

    办公室里只有键盘的敲击声，笔尖划过纸面的沙沙声，以及窗外街上偶尔传来的汽车喇叭声。

    墙上的钟指向下午三点四十五分。

    还有两个小时才下班，但今天的工作量，已经超过了之前一个星期的总和。

    苏晚晴抬起头，看了一眼墙上的钟，又低头看了一眼屏幕上那个正在完善的客户管理系统，轻轻地呼了一口气。

    “明天开始，”她说，“我可以用这套系统做客户分析报表了。”

    “什么报表？”林远舟问。

    “比如，每个国家的客户分布、每个产品的询价频率、报价到成交的转化率、客户的复购周期。”苏晚晴说着，眼睛亮了起来，“这些数据你之前没有？”

    林远舟怔住了。

    的确没有。

    他之前只知道谁买了、买了多少，却从未想过从数据里挖出更深层的规律。

    而苏晚晴来了两天，就已经想到了这个层面。

    “你真是一个宝贝。”林远舟脱口而出。

    苏晚晴愣了一下，然后低头继续敲键盘，耳朵尖微微泛红。

    张秋生在旁边笑了一声，没说话。

    窗外的阳光开始偏西，金砂路上的影子拉得越来越长。

    傍晚六点，苏晚晴关掉了电脑，把软盘取出来放进抽屉里锁好，然后拿起自己的包准备回旅馆。

    “明天见。”她说。

    “明天见。”林远舟和张秋生同时说。

    苏晚晴走到门口，忽然转过身：“对了，林远舟，我今天翻客户记录的时候发现一个事——我们有一个香港客户，名字叫何志文，今年一月给你们下过一个两万美元的单，之后就再也没有联系了。我刚才查了一下退回的报价单，发现他最后一次询价是在二月底，你们报完价之后，他没有回复。”

    林远舟想了一下，点了点头：“有这个人，当时报价之后他没回，我以为不感兴趣就放下了。”

    “我明天上午给他打个电话。”苏晚晴说，“按他的采购习惯看，他应该是一个季度的采购周期。现在三月中旬，正是他下新订单的时间。”

    说完这句话，她推门出去了。

    林远舟站在原地，看着关上的门，沉默了很久。

    张秋生收拾完桌上的东西，走过来拍了拍他的肩膀：“老林，你找了个厉害人。”

    林远舟没有回答，但心里很清楚。

    苏晚晴的加入，正在把裕盛从一家“凭感觉做生意”的小公司，变成一家“靠数据做决策”的专业外贸企业。

    而这个转变，只用了两天。

    他走回到自己的办公桌前，打开抽屉，拿出那本昨天苏晚晴从上海带来的信用证模板。

    翻开第一页，上面是苏晚晴娟秀的字迹：

    “l/c审核清单v10——裕盛贸易有限公司内控文件。”

    下面列着二十几条审核要点，每一条后面都留有空格，用于打勾确认。

    林远舟看着这页纸，忽然觉得喉咙有点发紧。

    他知道，自己找到了一个真正能够并肩作战的人。